Outsourcing obsługi dokumentów przychodzących

ZARZĄDZANIE KORESPONDENCJĄ


WIEDZA TO ZYSK. IM SZYBSZA REAKCJA, TYM ŁATWIEJ ZREALIZOWAĆ POSTAWIONE CELE BIZNESOWE.

Kancelaria jest miejscem, w którym organizacja styka się ze światem zewnętrznym. Od tego, jak sprawnie przebiega zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą oraz w jaki sposób jest ono przeprowadzane, zależy jakość i szybkość przepływu informacji. Sposób działania kancelarii decyduje także o tym, na jakim poziomie są procesy zachodzące w organizacji. Firma itBCG oferuje usługi w zakresie przejęcia kancelarii w dwóch modelach – outsourcingowym oraz in-house.

Model outsourcingowy – w tym przypadku kancelaria zostaje w pełni wyodrębniona ze struktur organizacyjnych Klienta. Następuje jej przeniesienie na zewnątrz siedziby Klienta do naszego centrum operacyjnego. Do Klienta wysyłane są elektroniczne obrazy otrzymanej poczty a także informacje o czasie przyjęcia, ścieżce procesowania oraz inne potrzebne dane, które są wymagane do zadekretowania pisma.


Schemat usługi

Model in-house – utworzona zostaje osobna komórka organizacyjna w siedzibie Klienta. Model ten zakłada stworzenie dwóch ścieżek procesowania pism:

  • Pierwsza to digitalizacja dokumentów oraz przekazywanie ich obrazów w formie elektronicznej. Zawierają one także informacje o czasie przyjęcia, ścieżce procesowania oraz ewentualne dodatkowe dane umożliwiające zadekretowanie pisma.
  • Drugi sposób zarządzania korespondencją obejmuje te pisma, które mają wymuszone potwierdzenie otrzymania lub przekazania do zwrotu. W celu potwierdzenia stosowane jest przenośne urządzenie typu hand-held. Model ten jest charakterystyczny dla dużych organizacji, w przypadku których digitalizacja każdego dokumentu byłaby niekorzystna z punktu widzenia ekonomii.
Wybór odpowiedniego modelu pozwala na optymalizację procesów zachodzących w kancelarii i powoduje, że spełnia ona swoją rolę w sposób skuteczny i efektywny. Pozwala skupić się na bieżących sprawach organizacji a jednocześnie daje możliwość dostępu do ważnych informacji zawsze wtedy, gdy wymaga tego sytuacja.

KORZYŚCI DLA PRACODAWCY
  •  redukcja kosztów powierzchni biurowej 
  •  wzrost wydajności pracowników w innych obszarach działalności firmy 
  •  możliwość outsoursowania procesu i skupienie się na podstawowej działalności firmy 
  •  redukcja godzin nadliczbowych
  •  ukształtowanie procesu dokumentów przychodzących według własnych wymogów