Elektroniczne dowody księgowe?

W ślad za fakturami elektronicznymi, których wystawianie oraz przechowywanie zostało uregulowane przez ustawodawcę w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) podatnicy coraz częściej gromadzą oraz przechowują w formie elektronicznej inne niż faktury dowody poniesienia wydatków. Jednakże w przeciwieństwie do fakturowania przedmiotowa materia nie została precyzyjnie określona w przepisach. Czy zatem dowody księgowe mogą posiadać formę elektroniczną?

Dokumentowanie wydatków niezbędne do zaliczenia wydatków do kosztów

Analizują możliwość gromadzenia oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej trzeba podkreślić, iż w myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm., dalej zwana: UPDOP), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 UPDOP. Jednakże jednym z wymogów zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych jest ich właściwe udokumentowanie.

Jednocześnie trzeba dodać, że powołany art. 15 ust. 1 UPDOP w zw. z art. 9 ust. 1 UPDOP, zobowiązują podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Dowód księgowy w ustawie o rachunkowości

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane " dowodami źródłowymi" (art. 20 ust. 2). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej " dowodami źródłowymi" :

zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

korygujące poprzednie zapisy;

zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Z kolei art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód poniesienia kosztu w przepisach podatkowych

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie " w szczególności" wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Nie ma przeszkód w korzystaniu z dowodów w formie elektronicznej

W opinii autora gromadzenie oraz przechowywanie dowodów poniesienia kosztów w formie elektronicznej nie stanowi przeszkody w kwalifikacji dokumentów księgowych do kosztów podatkowych w rozumieniu podatku dochodowego od osób prawnych. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że organy podatkowe w indywidualnych interpretacjach prawa podatkowego niejednokrotnie wyrażały stanowisko, że dokumentowanie kosztów może odbywać się za pomocą dowodów w postaci elektronicznej (m. in. interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 października 2010 r., sygn. IPPB5/423-524/10-4/JC, z dnia 19 października 2010 r., sygn. IPPB5/423-485/10-2/JC, czy też interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 9 września 2011 r., sygn. IBPBI/2/423-698/11/BG).

tytuł : Elektroniczne dowody księgowe?

oprac. : Radosław Żuk / TaxFin.pl