Ile możesz oszczędzić dzięki e-fakturze?
14 lipca 2005 Minister Finansów, przy pomocy Rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) ustalił szczegółowe warunki dla faktury elektronicznej uznawanej obecnie przez urzędy skarbowe jako pełnoprawny dokument VAT-owski. Od lipca 2009r. każdy pracodawca zatrudniający powyżej 5 osób posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, a ZUS twierdzi, że tylko 20% firm zarejestrowało swoje podpisy.
Dokumenty papierowe powinny już przejść do lamusa. I to nie ze względów ideologicznych, ale dlatego, że dokumenty elektroniczne są po prostu tańsze od ich papierowego pierwowzoru. Firmy i urzędy administracji publicznej, wprowadzając dokumenty elektroniczne, mogą jedynie zaoszczędzić duże kwoty pieniędzy.
Oszczędności po wprowadzeniu e-dokumentu rozbijamy na te bezpośrednie i pośrednie.
Bezpośrednie koszty wytworzenia dokumentów papierowych to przede wszystkim papier, toner do drukarek, znaczki, koperty i inne widoczne gołym okiem wydatki. Według badań ekonomistów, rzeczywisty koszt wysłania jednego dokumentu w polskich warunkach waha się w przedziale pomiędzy 3 a 4 zł (w zależności od ilości dokumentów). Przy dziennej wysyłce 100 dokumentów (uśredniając koszt wytworzenia faktury), firma musi wyda 350 zł a w skali kwota ta sięgnie 7.000 zł !!!
Do kosztów bezpośrednich należy jeszcze doliczyć koszty pośrednie, które jest trudno przyporządkować do jednostkowego dokumentu. W ich skład wchodzą koszty: serwisowania drukarek, czasu przejazdu na pocztę i z powrotem wraz z kosztami zużycia auta oraz paliwa, koszty zatrudnienia pracownika oraz jego wyposażenia. Do bardziej widocznych kosztów należy także zaliczyć wszelkie nakłady związane z archiwizacją dokumentacji papierowej. Udało nam się dowiedzieć, że dla jednej z firm (sektor SMP) wynajęcie odpowiedniego magazynu na własne dokumenty pochłania miesięcznie kwotę 6000 zł netto. Jeżeli skorzystamy z usług firm prowadzących składowania dokumentów, wydatki wprawdzie trochę się obniżą, ale jednocześnie dostęp do dokumentów będzie znacznie ograniczony - dokumenty dostarczane są dopiero po kilku dniach.
Jak widać z przytoczonych liczb, w przykładowej firmie wynajmującej magazyn na własne dokumenty przy “produkcji” średnio 100 dokumentów dziennie, wydatki na dokumenty pochłaniają około 13.000 zł netto. Podzielmy tą kwotę na pół (bo pracownik zajmujący się pocztą wykonuje także inne zajęcia) to i tak pozostaje niebagatelna kwota 6500 zł miesięcznie.
Jeżeli chcecie się Państwo przekonać ile można oszczędzić na dokumentach elektronicznych zapraszam do wysłania maila na adres e-biznes@itbcg.pl
