Archiwizacja dokumentów elektronicznych
Czym jest elektroniczna archiwizacja dokumentów? Elektroniczna archiwizacja dokumentów to przetwarzanie informacji zapisanych na papierze na tzw. nośniki trwałe jednokrotnego zapisu np. CD, DVD lub dyski optyczne. Zalety tego rozwiązania to:
- Bardzo szybki dostęp do przetworzonych danych. Jeżeli firma dokonuje dziennie kilkudziesięciu czy kilkuset transakcji kupna-sprzedaży to po kilku miesiącach odnalezienie określonego dokumentu opisującego transakcję staje się bardzo trudne i czasochłonne. Jeśli dokument zostanie wprowadzony do komputera to wygoda związana z dostępem do niego jest znacznie większa niż przy przeszukiwaniu dokumentów w pudłach czy szafach.
- Kopia elektroniczna zabezpiecza firmową dokumentację. Chroni przed niebezpieczeństwami związanymi z pożarem, powodzią, jakąkolwiek dewastacją czy niedbalstwem pracowników.
- Redukcja kosztów magazynowania dokumentacji. Polega ona głównie na oszczędności miejsca przeznaczonego na magazynowanie, ogrzewanie pomieszczeń z dokumentacją itd. Po zamianie dokumentu na postać elektroniczną oryginały można zniszczyć, o ile przepisy nie stanowią inaczej.
- Porządek. Duże ilości dokumentacji zajmują mnóstwo miejsca i często pomimo ich pierwotnego uporządkowania ulegają po pewnym czasie zagubieniu. Nieprawidłowo odłożony na półkę dokument może się okazać niemożliwy do odnalezienia. Ile razy w Państwa firmie trzeba było długo i mozolnie szukać zaginionego dokumentu?
Wstęp do elektronicznego obiegu dokumentów
Dokonanie archiwizacji dokumentów do postaci elektronicznej jest wstępem i pierwszym krokiem do ich obiegu w sieci komputerowej. Możliwe więc jest określenie ścieżek obiegu pism i tym samym umożliwienie kontroli postępu prac nad każdym z nich w dowolnym momencie z określeniem osoby, która przetrzymuje bieg sprawy.
Łatwość przenoszenia dokumentów. Na jedną płytę CD mieści się około 20 000 dokumentów. W każdej chwili można je zabrać ze sobą i dalej z nimi pracować. Rozłożenie takiej ilości dokumentów na stole obok komputera nie jest możliwe.
Poprawa komunikacji - w każdej chwili dokumenty z płyty można przesłać pocztą elektroniczną lub faksem do wyznaczonego pracownika, czy centrali firmy. Nie ma niebezpieczeństwa, że dokument zabrany przez kogoś nie będzie dostępny dla innych. Kilka osób jednocześnie może mieć dostęp do określonego pisma, o ile posiadają stosowne do tego uprawnienia.
Niezmienność dokumentu. Raz zarchiwizowany dokument nie zmienia swoich właściwości pod wpływem czasu i nie zużywa się w związku z pracą nad nim. Po prostu nie ulega zniszczeniu.
Na dzień dzisiejszy ponad 90 procent otaczających nas informacji występuje nadal w formie papierowej. Mimo ciągłego rozwoju techniki, postępującej komputeryzacji życia okazuje się, że finalny produkt większości systemów stosowanych w przedsiębiorstwach to papier składowany później w osobnych archiwach. Niekiedy nie zdajemy sobie nawet sprawy z faktu, iż dotarcie do niego jest praktycznie niemożliwe. Badania pokazują, że w 85 procentach powodem utraty danych są błędy popełnione przez człowieka wynikające zazwyczaj z pomyłki, niedbałości lub nieumiejętności obsługi sprzętu. Warto też zauważyć, iż całkowita ich utrata coraz częściej kończy się bankructwem firmy.
